kode surat dan arsip

 

Kode Surat dan Arsif Kedinasan

LAMPIRAN

KEPUTUSAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA

NOMOR    : 78  TAHUN  2012

TENTANG : TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH.

.

 Catatan :

di bawah ini adalah ringkasan TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN PEMERINTAH DAERAH yang digunakan untuk kepentingan wilayah sendiri, Penulis menampilkan kode surat menyurat dan kearsifan ini di khususkan seputar wilayah instansi Pendidikan.

 1.  Pengurusan Surat

Pengurusan naskah dinas masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit kearsipan dan tata usaha pengolah. Pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.

a)     cara  penyimpanan arsip aktif dilakukan menurut urutan kode klasifikasi.

b)     penyimpanan arsip in aktif dipusatkan pada unit kearsipan.

cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan indeks, kode klasifikasi, nomor urut, asal surat, tanggal dan nomor surat.

 2. Sarana Pengurusan Surat

 

   

3.  Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi

1. Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan perintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.
2. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.
3. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas Kementerian Dalam Negeri termasuk instansi-instansi dalam lingkungannya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut :

000  Umum

100  Pemerintahan

200  Politik

300  Keamanan dan Ketertiban

400  Kesejahteraan

500  Perekonomian

600  Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700  Pengawasan

800  Kepegawaian

900  Keuangan

.

Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Kode pembantu dimaksud tersebut adalah :

- 01   Perencanaan

- 02   Penelitian

- 03   Pendidikan

- 04  Laporan

- 05  Panitia

- 06  Seminar, Lokakarya, Workshop

- 07  Statistik

- 08  Peraturan perundang-undangan

- 09  Tidak dipakai

Kode wilayah kode untuk menunjukan pembagian wilayah. Dengan memperhatikan prinsip, kode wilayah dimaksud disusun sebagai berikut :

Kode wilayah bagi Provinsi dapat membentuk kode wilayah sendiri untuk Kabupaten/Kota di wilayahnya, sedangkan bagi Kabupaten/Kota dapat membentuk kode wilayah tersendiri untuk Kecamatan diwilayahnya.

Untuk mengetahui komponen yang menangani masalah diperlukan singkatan nama komponen sebagai berikut :

Untuk mengetahui Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menangani masalah, diperlukan singkatan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah dapat diatur sendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku

POLA KLASIFIKASI

Padat Karya

000	UMUM
001	Lambang
.1	Garuda
.2	Bendera Kebangsaan
.3	Lagu Kebangsaan
.4	Daerah
.31	Provinsi
.32	Kabupaten/Kota
002	Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawai lihat 861.1
003	Hari Raya/Besar
.1	Nasional 17 Agustus, Hari Pahlawan, dan sebagainya
.2	Hari Raya Keagamaan
.3	Hari Ulang Tahun
.4	Hari-hari Besar Internasional
004	Ucapan
005	Undangan
006	Tanda Jabatan
.1	Pamong Praja
.2	Tanda Pengenal
.3	Pejabat lainnya
010	URUSAN DALAM
011	Gedung Kantor/Termasuk Instalasi Prasarana Fisik Pamong /Kantor Dinas
012	Rumah Dinas
015	Penerangan Listrik/Jasa Listrik
016	Telepon/Faximile/Internet
017	Keamanan/Ketertiban Kantor
018	Kebersihan Kantor
019	Protokol
020	PERALATAN
021	Alat Tulis
022	Mesin Kantor
023	Perabot Kantor
024	Alat Angkutan
025	Pakaian Dinas
028	Inventaris
030	KEKAYAAN DAERAH
031	Sumber Daya Alam
032	Asset Daerah
040	PERPUSTAKAAN DOKUMENTASI / KEARSIPAN / SANDI
041	Perpustakaan
.1	Umum
.2	Khusus
.3	Perguruan Tinggi
.4	Sekolah
.5	Keliling
042	Dokumentasi
045	Kearsipan
046	Sandi
047	Website
048	Pengelolaan Data
049	Jaringan Komunikasi Data
050	PERENCANAAN
051	Proyek Bidang Pemerintahan, Klasifikasikan Disini : Proyek Prasaran Fisik   Pemerintahan
057	Bidang Pengawasan
058	Bidang Kepegawaian
059	Bidang Keuangan
060	ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
.1	Program Kerja
061	Organisasi Instansi Pemerintah (struktur organisasi)
062	Organisasi Badan Non Pemerintah
065	Ketatalaksanaan / Tata Naskah / Sistem
066	Stempel Dinas
067	Pelayanan Umum / Pelayanan Publik / Analisis
068	Komputerisasi / Siskomdagri
069	Standar Pelayanan Minimal
070	PENELITIAN
077	Provinsi
078	Kabupaten/Kota
079	Kecamatan /Desa
080	KONFERENSI / RAPAT / SEMINAR
081	Gubernur
082	Bupati / Walikota
083	Komponen, Eselon Lainnya
084	Instansi Lainnya
090	PERJALANAN DINAS
094	Perjalanan Pegawai Termasuk Pemanggilan Pegawai
100	PEMERINTAHAN
101	Meliputi: Tata Praja, Legislatif, Yudikatif, Hubungan luar negeri
102	GDN
110	PEMERINTAHAN PUSAT
111	Presiden
112	Wakil Presiden
113	Susunan Kabinet
114	Kementerian Dalam Negeri
120	PEMERINTAH PROVINSI
.042	Monografi tambahkan kode wilayah
.1	Koordinasi
125	Pembentukan Pemekaran Wilayah
126	Pembagian Wilayah
127	Penyerahan Urusan
130	PEMERINTAH KABUPATEN / KOTA
134	Forum Koordinasi Pemerintah Di Daerah
.1	Muspida
.2	Forum PAN (Panitian Anggaran Nasional)
.3	Forum Koordinasi Lainnya
.4	Kerjasama antar Kabupaten/Kota
135	Pembentukan / Pemekaran Wilayah
136	Pembagian Wilayah
137	Penyerahan Urusan
138	Pemerintah Wilayah Kecamatan
140	PEMERINTAHAN DESA / KELURAHAN
141	Pamong Desa, Meliputi: Pencalonan, Pemilihan, Meninggal, Pengangkatan,  Pemberhenian.
142	Penghasilan Pamong Desa
143	Kekayaan Desa
144	Dewan Tingkat Desa, Dewan Marga, Rembug Desa
145	Administrasi Desa
146	Kewilayahan
.1	Pembentukan Desa/Kelurahan
.2	Pemekaran Desa/Kelurahan
.3	Perubahan Batas Wilayah / Perluasan Desa / Kelurahan
.4	Perubahan Nama Desa / Kelurahan
.5	Kerjasama Antar Desa / Kelurahan
147	Lembaga-lembaga Tingkat Desa
148	Perangkat Kelurahan
.1	Kepala Kelurahan
.2	Sekretaris Kelurahan
.3	Staf Kelurahan
149	Dewan Kelurahan
.1	Rukun Tetangga
.2	Rukun Warga
.3	Rukun Kampung
150	LEGISLATIF MPR / DPR / DPD
160	DPRD PROVINSI TAMBAHKAN KODE WILAYAH
170	DPRD KABUPATEN TAMBAHKAN KODE WILAYAH
180	HUKUM
.1	Kontitusi
.11	Dasar Hukum
.12	Undang-Undang Dasar
.2	GBHN
.3	Amnesti, Abolisi dan Grasi
190	HUBUNGAN LUAR NEGERI
200	POLITIK
210	KEPARTAIAN
220	ORGANISASI KEMASYARAKATAN
230	ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
231	Ikatan Dokter Indonesia
232	Persatuan Guru Republik Indonesia
233	PERSATUAN SARJANA HUKUM INDONESIA
234	Persatuan Advokat Indonesia
235	Lembaga Bantuan Hukum Indonesia
236	Korps Pegawai Republik Indonesia
237	Persatuan Wartawan Indonesia
238	Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia
239	Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
240	ORGANISASI PEMUDA
241	Komite Nasional Pemuda Indonesia
242	Organisasi Mahasiswa
243	Organisasi Pelajar
250	ORGANISASI BURUH, TANI, NELAYAN DAN ANGKUTAN
260	ORGANISASI WANITA
261	Dharma Wanita
262	Persatuan Wanita Indonesia
263	Pemberdayaan Perempuan (wanita)
264	Kongres Wanita
270	PEMILIHAN UMUM
300	KEAMANAN / KETERTIBAN
310	PERTAHANAN
320	KEMILITERAN
330	KEAMANAN
340	PERTAHANAN SIPIL
350	KEJAHATAN
360	BENCANA
361	Gunung Berapi / Gempa
362	Banjir / Tanah Longsor
363	Angin Topan
364	Kebakaran
.1	Pemadam Kebakaran
365	Kekeringan
366	Tsunami
370	KECELAKAAN / SAR
400	KESEJAHTERAAN RAKYAT
401	Keluarga Miskin
402	PNPM Mandiri Pedesaan
410	PEMBANGUNAN DESA
411	Pembinaan Usaha Gotong Royong
.14	Pungutan
.2	Lembaga Sosial Desa (LSD)
.32	Kuliah Kerja Nyata (KKN)
.33	Pusat Latihan
.34	Kursus-Kursus
.35	Kurikulum / Sylabus
.36	Ketrampilan
.37	Pramuka
.4	Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
.25	Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
.3	Koperasi Desa
.32	Koperasi Usaha Desa
420	PENDIDIKAN
.1	Pendidikan Khusus Klasifikasi Disini Pendidikan Putra/I Irja
421	SEKOLAH
.1	Pra Sekolah
.2	Sekolah Dasar
.3	Sekolah Menengah
.4	Sekolah Tinggi
.5	Sekolah Kejuruan
.6	Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
.7	Kegiatan Pelajar
.71	Reuni Darmawisata
.72	Pelajar Teladan
.73	Resimen Mahasiswa
.8	Sekolah Pendidikan Luar Biasa
.9	Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf
422	Administrasi Sekolah
.1	Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras, Perpeloncoan
.2	Tahun Pelajaran
.3	Hari Libur
.4	Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
.5	Beasiswa
423	Metode Belajar
.1	Kuliah
.2	Ceramah, Simposium
.3	Diskusi
.4	Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
.5	Kurikulum
.6	Karya Tulis
.7	Ujian
424	Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
	Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425	Sarana Pendidikan
.1	Gedung
.11	Gedung Sekolah
.12	Kampus
.13	Pusat Kegiatan Mahasiswa
.2	Buku
.3	Perlengkapan Sekolah
426	Keolahragaan
.1	Cabang Olah Raga
.2	Sarana
.21	Gedung Olah Raga
.22	Stadion
.23	Lapangan
.24	Kolam renang
.3	Pesta Olah Raga, Klasifikasi Disini: PON, Porsade, Olimpiade, dsb
.4	KONI
427	Kepramukaan Meliputi: Organisasi Dan Kegiatan Remaja
	Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
428	Kepramukaan
429	Pendidikan  Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890
430	KEBUDAYAAN
431	Kesenian
.1	Cabang Kesenian
.2	Sarana
.21	Gedung Kesenian
432	Kepurbakalaan
433	Sejarah
434	Bahasa
435	Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
440	KESEHATAN
441	Pembinaan Kesehatan
442	Obat-obatan
443	Penyakit Menular
444	Gizi
445	Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS, PUSKESMAS Keliling, Poliklinik
446	Tenaga Medis
448	Pengobatan Tadisional
450	AGAMA
451	Islam
.1	Peribadatan
.11	Sholat
.12	Zakat Fitrah
.13	Puasa
.14	MTQ
.2	Rumah Ibadah
.3	Tokoh Agama
.4	Pendidikan
.41	Tinggi
42	Menengah
.43	Dasar
.44	Pondok Pesantren
.45	Gedung Sekolah
.46	Tenaga Pengajar
.47	Buku
.48	Dakwah
.49	Organisasi / Lembaga Pendidikan
.5	Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb
.6	Peradilan
.7	Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama
.8	Mazhab
456	Urusan Haji
.1	ONH
.2	Manasik
460	SOSIAL
463	Kesejahteraan Anak / Keluarga
.1	Anak Putus Sekolah
.2	Ibu Teladan
.   3	Anak Asuh
464	Pembinaan Pahlawan
465	Kesejahteraan Sosial
.1	Lanjut Usia
.2	Korban Kekacauan, Pengungsi, Repatriasi
466	Sumbangan Sosial
.1	Korban Bencana
.2	Pencarian Dana Untuk Sumbangan
.3	Meliputi: Penyelenggaraan Undian, Ketangkasan, Bazar, dsb
.4	Panti Asuhan
.5	Panti Jompo
467	Bimbingan Sosial
.1	Masyarakat Suku Terasing Meliputi: Bimbingan, Pendidikan, Kesehatan, Pemukiman
468	PMI
469	Makam
470	KEPENDUDUKAN
471	Pendaftaran Penduduk
472	Pencatatan Sipil
.1	Kelahiran, Kematian Dan Advokasi
.11	Kelahiran
.12	Kematian
.13	Advokasi Kelahiran Dan Kematian
.2	Perkawinan, Peceraian Dan Advokasi
473	Informasi Kependudukan
.1	Teknologi Informasi
.11	Perangkat Keras
.12	Perangkat Lunak
.13	Jaringan Komunikasi Data
.2	Kelembagaan Dan Sumber Daya Informasi
480	MEDIA MASSA
481	Penerbitan
.1	Surat Kabar
.2	Majalah
.3	Buku
.4	Penerjemahan
482	Radio
485	Pers
.1	Kewartawanan
.2	Wawancara
.3	Informasi Nasional
500	PEREKONOMIAN
510	PERDAGANGAN
520	PERTANIAN
522	Kehutanan
523	Perikanan
524	Peternakan
525	Perkebunan
530	PERINDUSTRIAN
539	Perusahaan Daerah / BUMD/BULD
540	PERTAMBANGAN / KESAMUDRAAN
541	Minyak Bumi / Bensin
546	Geologi
.1	Vulkanologi
.11	Pengawasan Gunung Berapi
.2	Sumur Artesis, Air Bawah Tanah
550	PERHUBUNGAN
551	Perhubungan Darat
552	Perhubungan Laut
553	Perhubungan Udara
554	Pos
555	Telekomunikasi
556	Pariwisata dan Rekreasi
560	TENAGA KERJA
.1	Pengangguran
561	UPAH
562	PENEMPATAN TENAGA KERJA, TKI
563	LATIHAN KERJA
564	TENAGA KERJA
.1	Butsi
.2	Padat Karya
570	PERMODALAN
580	PERBANKAN/ MONETER
581	Kredit
582	Investasi
590	AGRARIA
593	Pengurusan Hak-Hak Tanah
600	PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAKERJAAN
610	PENGAIRAN
611	Irigasi
620	JALAN
630	JEMBATAN
640	BANGUNAN
650	TATA KOTA
670	KETENAGAAN
671	Listrik
.21	PLTA  ( Pembangkit  Listrik Tenaga Air )
.22	PLTD  ( Pembangkit Listrik Tenaga Diesel )
.23	PLTG P ( Pembangkit Listrik Tenaga Gas )
.24	PLTM ( Pembangkit  Listrik Tenaga Matahari )
.25	PLTN ( Pembangkit Listrik Tenaga Nuklir )
.26	PLTPB ( Pembangkit Listrik Tenaga Uap )
690	AIR MINUM
700	PENGAWASAN
701	Bidang Urusan Dalam
702	Bidang Peralatan
703	Bidang Kekayaan Daerah
704	Bidang Perpustakaan / Dokumentasi / Kearsipan Sandi
705	Bidang Perencanaan
706	Bidang Organisasi / Ketatalaksanaan
707	Bidang Penelitian
708	Bidang Konferensi
709	Bidang Perjalanan Dinas
710	BIDANG PEMERINTAHAN
720	BIDANG POLITIK
727	Bidang Pemilihan Umum
730	BIDANG KEAMANAN/KETERTIBAN
740	BIDANG KESEJAHTERAAN RAKYAT
750	BIDANG PEREKONOMIAN
760	BIDANG PEKERJAAN UMUM
780	BIDANG KEPEGAWAIAN
781	Bidang Pengadaan Pegawai
782	Bidang Mutasi Pegawai
783	Bidang Kedudukan Pegawai
784	Bidang Kesejahteran Pegawai
785	Bidang Cuti
786	Bidang Penilaian
787	Bidang Tata Usaha Kepegawaian
788	Bidang Pemberhentian Pegawai
789	Bidang Pendidikan Pegawai
790	BIDANG KEUANGAN
791	Bidang Anggaran
792	Bidang Otorisasi
793	Bidang Verifikasi
794	Bidang Pembukuan
795	Bidang Perbendaharaan
796	Bidang Pembina Kebendaharaan
797	Bidang Pendapatan
799	Bidang Bendaharaan
800	KEPEGAWAIAN
810	PENGADAAN
820	MUTASI
822	Kenaikan Gaji Berkala
823	Kenaikan Pangkat / Pengangkatan
824	Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan
825	Datasering dan Penempatan Kembali
826	Penunjukan Tugas Belajar
828	Mutasi Dengan Instansi Lain
830	KEDUDUKAN
	Meliputi:
831	Perhitungan Masa Kerja
832	Penyesuaian Pangkat / Gaji
833	Penghargaan Ijazah / Penyesuaian
834	Jenjang Pangkat / Eselonering
840	KESEJAHTERAAN PEGAWAI
	Meliputi:
841	Tunjangan
.1	Jabatan
.2	Kehormatan
.3	Kematian/Uang Duka
.4	Tunjangan Hari Raya
.5	Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah
.6	Keluarga
.7	Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
842	Dana
.1	Taspen
.2	Kesehatan
. 3	Asuransi
843	Perawatan Kesehatan
844	Koperasi / Distribusi
845	Perumahan/Tanah
846	Bantuan Sosial
850	CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
	Diluar Tanggungan Negara dan Cuti Alasan Lain
860	PENILAIAN
861	Penghargaan
.1	Bintang/Satyalencana
.2	Kenaikan Pangkat Anumerta
.3	Kenaikan Gaji Istimewa
.4	Hadiah Berupa Uang
.5	Pegawai Teladan
862	Hukuman
863	Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
864	Ujian Dinas
865	Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
	Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi. (LP2P )
870	TATA USAHA KEPEGAWAIAN
871	Formasi
872	Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian
873	Registrasi
.1	NIP
.2	KARPEG
.3	Legitiminasi/Tanda Pengenal
.4	Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu
874	Daftar Riwayat Pekerjaan
875	Kewenangan Mutasi Pegawai
876	Penggajian
.1	SKPP
877	Sumpah/Janji
878	Korps Pegawai
880	PEMBERHENTIAN PEGAWAI
	Meliputi Atas  Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena
	Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tnggu Untuk
	Sementara Waktu dan Pemberhentian Tidak Dengan  Hormat
881	Permintaan Sendiri
882	Dengan Hak Pensiun
883	Karena Meninggal
884	Alasan Lain
885	Uang Pesangon
886	Uang Tunggu
887	Untuk Sementara Waktu
888	Tidak Dengan Hormat
890	PENDIDIKAN PEGAWAI
	Meliputi:
891	Perencanaan
892	Pendidikan _Egular / Kader
893	Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler
894	Pendidikan Luar Negeri
895	Metode
896	Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber
897	Administrasi Pendidikan
898	Fasilitas Belajar
899	Sarana
900	KEUANGAN
910	ANGGARAN
920	OTORISASI / SKO
930	VERIFIKASI
940	PEMBUKUAN
950	PERBENDAHARAAN
960	PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
961	Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas
970	PENDAPATAN
990	BENDAHARAWAN

.

Penyusutan  Arsip

Penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu   dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan oleh Tata Usaha Pengolah

1.  Tata Usaha Pengolah

• secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip inaktif.
• memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim ke penyimpanan.
• menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpanan dalam file tersendiri.
• pada waktu yang telah ditentukan,mengirim arsip inaktif tersebut kepada penyimpanan.

2.  Unit Kearsipan

Secara teratur melakukan penelitian arsip yang sudah melampaui jadwal retensi.

Pemusnahan dan Penyerahan arsip.